Automatisation des virements Interac pour thérapeutes et cliniques
Vos clients paient par virement Interac, Colib s'occupe du rapprochement. Chaque virement est associé au bon client et à la bonne facture, la facture est marquée comme payée et le reçu est envoyé. Même quand le client paie avant que vous ayez créé la facture.
Fini le rapprochement manuel des virements
Ouvrir chaque courriel Interac, trouver le client, trouver la facture, la marquer comme payée, envoyer le reçu : Colib rapproche vos virements à votre place, plusieurs fois par jour.
L'expéditeur devient un client
Le nom de l'expéditeur est comparé à vos clients actifs, sans égard aux majuscules, aux accents ou aux traits d'union. Quand un client paie sous un autre nom, rapprochez-le une fois à la main et Colib s'en souvient.
Le montant trouve sa facture
Colib cherche la facture ouverte dont le solde correspond exactement au montant reçu, y compris les factures de chaque membre de la famille lorsque l'expéditeur est responsable d'un groupe de clients.
Payée, reçu envoyé
La facture passe à payée, ou à partiellement payée avec le solde restant, et le reçu est envoyé par courriel au client si les reçus automatiques sont activés.
Comment fonctionne le rapprochement des virements Interac
Le virement Interac est la façon dont la plupart des clients canadiens paient leur thérapeute. Colib transforme le courriel de notification en un paiement réconcilié.
- Dans vos réglages de paiement, activez l'automatisation Interac et saisissez l'adresse courriel qui reçoit vos notifications Interac.
- Dans cette boîte de réception, ajoutez une règle qui transfère les courriels d'Interac à Colib. Des guides pas à pas sont offerts pour Gmail et Outlook.
- Plusieurs fois par jour, Colib lit les nouvelles notifications de virements reçus et rapproche chacune d'un client et d'une facture.
- La facture est marquée payée, le reçu est envoyé, et vous recevez une notification pour chaque rapprochement automatique réussi ou échoué.
Mettez vos paiements Interac en pilote automatique
Activez les reçus automatiques et il ne vous reste plus rien à faire : quand Colib trouve le client et que le montant correspond au solde de la facture, le reçu est envoyé par courriel au client sur-le-champ.
Un seul réglage
Dans vos réglages des factures, activez l'envoi automatique du reçu lorsqu'un paiement est enregistré. Il s'applique aux paiements Interac rapprochés automatiquement ou à la main.
Correspondance trouvée, reçu envoyé
Client identifié et montant égal au solde : la facture passe à payée et le client reçoit son reçu, sans que vous ayez à ouvrir Colib.
Seulement quand la facture est entièrement payée
Pour un paiement partiel, aucun reçu n'est envoyé : la facture reste partiellement payée jusqu'à ce que les prochains virements couvrent le solde. Tout ce qui ne correspond pas est laissé à votre vérification.
Payé avant la facture? Rapproché quand même
Bien des clients envoient leur virement juste après la séance, avant que la facture existe, voire avant que leur dossier client soit créé. Colib garde maintenant ces paiements en attente et les applique dès que la facture ou le client est créé.
Le paiement attend jusqu'à 30 jours
Quand le client est trouvé, mais qu'aucune facture ne peut encore recevoir le paiement, le virement reste dans vos paiements Interac avec le statut Client trouvé, et vous êtes averti.
Le client peut être créé plus tard
Si l'expéditeur n'est pas encore un client, Colib compare à nouveau son nom avec vos dossiers clients nouveaux ou corrigés pendant 10 jours, puis rapproche le paiement de sa facture.
Pas pour cette facture? Dites-le
Un seul interrupteur sur la facture, Ne pas rapprocher ces virements Interac avec cette facture, et Colib conserve votre choix : le paiement reste disponible pour une autre facture.
Vous créez la facture à la main
L'écran de la facture affiche le virement Interac reçu, avec son montant, sa date, son expéditeur et sa référence. Il est appliqué à l'enregistrement : la facture devient payée et se transforme en reçu. Plusieurs virements en attente peuvent être appliqués ensemble.
La facture est créée automatiquement
Quand un rendez-vous est marqué terminé et que la facturation automatique est activée, le virement en attente est appliqué sur-le-champ : la facture est payée, le rendez-vous est marqué payé, la carte du client n'est pas débitée et seul le reçu est envoyé.
Un brouillon de facture est finalisé
Il en va de même quand une facture quitte le statut de brouillon depuis la liste des factures. Le prochain rapprochement couvre tout autre cas.
Rapprochement automatique, toujours sous votre contrôle
Chaque virement reçu est listé avec son statut, et chaque rapprochement peut être modifié.
Une seule liste des paiements Interac
Date, expéditeur, montant, client, facture, référence Interac et message : consultez chaque virement et son statut en un coup d'oeil : Correspondance trouvée, Client trouvé, Aucune correspondance ou Ignoré.
Rapprochez manuellement en deux clics
Choisissez le client, puis la facture. Colib retient le nom utilisé pour Interac : les prochains virements de ce client sont rapprochés sans votre intervention.
Révoquez un mauvais rapprochement
Deux clients portent le même nom? Révoquez le rapprochement : la facture est rouverte, son PDF est mis à jour et l'action est consignée dans le journal d'audit. Choisissez ensuite la bonne facture.
Paiements partiels
Un virement inférieur au solde laisse la facture partiellement payée. Les virements suivants du même client la complètent.
La bonne personne est avertie
Chaque rapprochement réussi ou échoué avertit le praticien associé au dossier client, ou le propriétaire du compte lorsque le praticien n'a pas accès aux renseignements financiers.
Accès selon le rôle
Rapprocher, révoquer et ignorer des paiements exige le droit de modifier les renseignements financiers. Un praticien qui ne voit que ses propres clients ne voit que leurs virements.
Conçu pour les pratiques payées par virement Interac
Si une bonne partie de vos clients paient par virement Interac, l'automatisation vous fait gagner du temps chaque semaine.
Pratiques en santé mentale
Psychologues, psychothérapeutes, conseillers et travailleurs sociaux dont les clients paient par virement Interac après chaque séance.
Réadaptation et nutrition
Orthophonistes, ergothérapeutes, physiothérapeutes et nutritionnistes qui facturent de nombreux rendez-vous courts.
Praticiens Solos
Personne pour tenir la comptabilité? Les paiements sont rapprochés pendant que vous voyez vos clients, et vos soirées ne servent plus à rapprocher des virements. Pratique en solo.
Cliniques avec plusieurs praticiens
Des dizaines de virements par semaine, pour plusieurs praticiens : chaque rapprochement avise le bon praticien, et votre personnel administratif ne traite que les exceptions. Gestion multicliniques.
Thérapie pour enfants, couples et familles
Un parent ou un partenaire paie pour plusieurs personnes? Quand l'expéditeur est responsable d'un groupe de clients, les factures de tous les membres du groupe sont prises en compte.
Clients qui paient sur-le-champ
Des clients qui envoient le virement dès la fin de la séance, avant même que vous rédigiez la facture, ou qui paient en plusieurs versements.
Comment la sécurité est assurée
L'automatisation repose sur un principe simple : Colib lit les notifications Interac que vous choisissez de transférer, et rien d'autre.
Aucun accès à votre banque
Colib ne demande jamais vos identifiants bancaires et ne se connecte jamais à votre compte bancaire. Il ne peut pas déplacer d'argent : le virement est déposé dans votre compte exactement comme avant.
Vous choisissez ce qui est transféré
Votre règle de transfert vise seulement les courriels envoyés par Interac (notify@payments.interac.ca). Vos autres courriels ne quittent jamais votre boîte de réception, et une copie de chaque notification reste chez vous.
Seulement les virements reçus
Colib analyse seulement les notifications des virements que vous avez reçus. L'argent que vous avez envoyé, les rappels d'expiration et tout autre courriel qui arrive à l'adresse de Colib sont ignorés.
Réservé à votre compte
Une notification n'est attribuée à une clinique que si elle a été transférée depuis l'adresse que cette clinique a saisie dans ses réglages. Chaque adresse ne peut servir qu'à un seul compte Colib, et les adresses d'Interac elles-mêmes sont refusées.
Lus par un programme, puis supprimés
La boîte de réception Interac de Colib n'est utilisée que par notre programme. Personne ne lit les courriels, et ils sont supprimés automatiquement une fois traités. Les renseignements de paiement conservés sont stockés avec le reste de vos données, au Canada.
Vous gardez le contrôle
Seuls les utilisateurs ayant le droit de modifier les renseignements financiers peuvent rapprocher, révoquer ou ignorer un paiement, et les révocations sont consignées dans le journal d'audit. Désactivez l'automatisation en tout temps : vos adresses sont supprimées.
Configuré en quelques minutes, avec la boîte de réception que vous avez déjà
Aucune connexion bancaire et aucun nouveau compte à ouvrir : Colib a seulement besoin d'une copie des notifications Interac que vous recevez déjà.
Gmail et Google Workspace
Créez un filtre sur les courriels d'Interac et transférez-les à Colib. Guide pas à pas pour Gmail.
Outlook et Microsoft 365
Ajoutez une règle de transfert dans Outlook sur le Web : elle continue de fonctionner même quand votre ordinateur est éteint. Guide pas à pas pour Outlook.
Vérifier que tout fonctionne
Une fois l'automatisation activée, un menu Paiements Interac apparaît dans Factures. Chaque nouveau virement y est listé après le prochain rapprochement.
Tous nos guides sur l'automatisation Interac dans le centre d'aide.
Principales fonctionnalités pour les Thérapeutes au Canada
Notre plateforme DMÉ sécurisée fournit les outils dont vous avez besoin pour gérer avec succès votre activité.
Horaire
Créez des rendez-vous en quelques secondes ou permettez à vos clients de réserver. Synchronisation bidirectionnelle Google Calendar et Outlook et les rendez-vous virtuels sont disponibles avec tous nos forfaits.
Dossiers patients/Notes
La numérisation de vos notes et dossiers est simple et rapide grâce à notre outil de reconnaissance vocale et notre Outil de génération de notes alimenté par l'IA ✨.
Réservation facile
Pensé pour le mobile
Colib est accessible partout depuis n'importe quel appareil, à tout moment. Vos clients obtiennent un portail sécurisé.
Rappels email & SMS
Réduisez les absences, donnez des instructions précises, ayez l'air plus professionnel.
Reçus & Paiements
Facilitez les remboursements d'assurance avec des reçus numériques et les paiements avec notre système de paiement par carte en ligne.
Rapprochement des virements Interac -- questions fréquentes
Vous ne trouvez pas votre réponse? Contactez nous.
Quel forfait inclut l'automatisation Interac?
Tous les forfaits, sans frais supplémentaires. Les forfaits débutent à 3 $ par rendez-vous (minimum de 9 $ par mois). Consultez notre tarification.
Comment fonctionne le rapprochement (conciliation) des virements Interac?
Vous activez l'automatisation et transférez vos courriels de notification Interac à Colib. Plusieurs fois par jour, chaque virement reçu est associé à un client selon le nom de l'expéditeur, puis à une facture ouverte selon son montant. La facture est ensuite marquée comme payée. Les virements qui ne peuvent pas être rapprochés automatiquement sont listés pour que vous les rapprochiez manuellement.
L'automatisation peut-elle fonctionner en pilote automatique?
Oui. Avec les reçus automatiques activés dans vos réglages des factures, un virement rapproché d'un client pour le solde exact fait passer la facture à payée, et le reçu est envoyé par courriel au client automatiquement. Les paiements partiels et les écarts sont laissés à votre vérification.
Et si mon client paie avant que je crée la facture?
Le virement attend jusqu'à 30 jours. Il est appliqué à la prochaine facture du client, que vous la créiez à la main, qu'elle soit créée automatiquement après le rendez-vous ou qu'elle quitte le statut de brouillon.
Et si l'expéditeur n'est pas encore un client?
Pendant 10 jours, Colib compare à nouveau l'expéditeur avec les clients que vous créez ou corrigez. Dès que le dossier client existe, le paiement y est lié, puis rattaché à la facture.
Et si le client utilise un autre nom pour Interac?
Rapprochez le virement à la main une seule fois depuis la liste des paiements Interac. Colib retient le nom utilisé pour Interac et reconnaît ensuite le client automatiquement.
Colib a-t-il besoin d'accéder à mon compte bancaire?
Non. Vous transférez à Colib les courriels de notification Interac que vous recevez déjà. Colib ne se connecte jamais à votre banque.
Est-il sécuritaire de transférer mes courriels Interac à Colib?
Oui. Seuls les courriels envoyés par Interac sont transférés, Colib ne peut pas déplacer d'argent, les courriels sont lus uniquement par un programme et supprimés une fois traités, et une notification n'est attribuée qu'à la clinique dont l'adresse l'a transférée.
Certaines factures ne sont-elles jamais rapprochées automatiquement?
Oui : les brouillons, les factures payées ou annulées, les factures datant de plus de 6 mois ou qui ne sont pas en dollars canadiens, les factures adressées à un tiers payeur, les factures payées par carte lors d'une réservation en ligne et les factures pour lesquelles vous avez désactivé le rapprochement.
Puis-je annuler un rapprochement?
Oui. Révoquez-le depuis la liste des paiements Interac : la facture redevient impayée ou partiellement payée, puis rapprochez le virement de la bonne facture ou ignorez-le.
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