FAQ

Vous pouvez automatiser de nombreuses tâches qui vous prenaient jusqu'à présent beaucoup de temps, notamment la communication avec vos patients. Colib offre un gain de temps considérable.

Types de rendez-vous : Consultation pour un nouveau patient, visite de suivi, séance de 30 minutes, rendez-vous de 60 minutes, appel téléphonique de 15 minutes... A vous de les nommer ! Les différents rendez-vous ont des objectifs différents, et vous pouvez les définir pour chacun d'entre eux :

1. Des rappels de rendez-vous personnalisés, avec des informations pertinentes.
2. Des formulaires en ligne joints pour que les patients puissent les remplir avant leur rendez-vous.
3. Des informations de facturation, afin qu'une facture puisse être facilement générée avec le bon montant et les bonnes informations.
   
   

Rappels automatisés (SMS et courriel) : Réduisez le nombre d'absences grâce à des rappels efficaces!

1. Rappel à la création : Lorsque vous créez un rendez-vous, un message est envoyé à votre patient peu de temps après afin qu'il dispose de toutes les informations pertinentes et qu'il puisse vérifier ultérieurement. C'est particulièrement utile si le rendez-vous est fixé à l'avance, qu'il sait qu'il a un rendez-vous, mais qu'il ne se souvient pas de la date et du lieu.
2. Rappel de confirmation : Par défaut, les rappels de confirmation sont envoyés 24 heures avant le rendez-vous. Votre patient reçoit ce rappel afin qu'il n'oublie pas de venir. En plus de cela, il peut cliquer sur le bouton "Confirmer", et vous saurez sur la carte de rendez-vous qu'il a confirmé. C'est une bonne occasion de vérifier qu'il n'a pas oublié.
3. Notification de suivi : Cette notification peut être envoyée après le rdv afin de récupérer un retour du client sur son rdv.
4. Rappel de RDV : Les rappels de RDV sont un outil fantastique pour vous assurer que votre calendrier est toujours plein. Pour certains types de rendez-vous, vous pouvez décider d'envoyer une notification (sms ou courriel) à vos clients s'ils n'ont pas pris de rendez-vous après un nombre de jours défini.

De plus, nous vous recommandons de jeter un œil aux fonctionnalités suivantes pour améliorer l’efficacité de votre entreprise :

    - Outil de reconnaissance vocale pour la prise de notes

    - Modèles de notes

    - Automatisation de la facturation et des paiements

Veuillez lire l'article suivant :  Meilleure alternative à Jane App en 2025 : pourquoi les cliniques passent à Colib pour la gestion d'activité de santé

Les types de rendez-vous jouent un rôle crucial dans la personnalisation et l'organisation des offres de services de votre clinique au sein du logiciel. Ils sont essentiels pour une facturation efficace, vous permettant de définir des prix spécifiques et des taxes pour chaque type.

Les types de rendez-vous facilitent également l'automatisation des communications avec les clients grâce à des rappels personnalisables et des notifications adaptées à chaque type de rendez-vous. Cette fonctionnalité garantit un engagement rapide et personnalisé avec les clients, améliorant ainsi l'efficacité globale de votre clinique.

De plus, vous pouvez spécifier si le rendez-vous se déroule en personne ou en ligne. Pour les rendez-vous de télésanté, le système fournit de manière transparente un lien en ligne via notre outil de télésanté, contribuant davantage à l'efficacité générale de votre clinique.

Cette approche complète permet non seulement d'améliorer le processus de planification, mais assure également une expérience plus organisée et adaptée tant pour votre clinique que pour vos clients.

1. Accédez à l'onglet Réglages.
   
   
   
2. Sélectionnez "Rendez-vous" dans le menu vertical de gauche.
   
   
   
3. Vous y trouverez vos types de rendez-vous.
   
   
   
4. Vous disposerez également de trois options pour gérer vos types de rendez-vous :
   • pour dupliquer: 
   • pour éditer: 
   • pour supprimer: 

Les catégories peuvent être utilisées pour organiser vos rendez-vous. Par exemple, vous pouvez les utiliser pour différencier les rendez-vous en ligne et les rendez-vous en personne, ou, si vous êtes une clinique, pour distinguer entre différentes spécialités.

Vous devez avoir au moins une catégorie de rendez-vous pour créer des types de rendez-vous. Si vous préférez ne pas personnaliser, vous pouvez simplement utiliser la catégorie par défaut "Général" et créer des types de rendez-vous à l'intérieur.

Cependant, dès que vous commencez à ajouter de nouvelles catégories, elles apparaîtront dans le processus de réservation en ligne, permettant aux clients de choisir parmi différentes catégories, à condition qu'il y ait des types de rendez-vous disponibles pour la réservation.

Pour une organisation encore plus poussée, vous pouvez utiliser des sous-catégories. Bien que cela ne soit pas obligatoire par défaut, dès que vous commencez à utiliser des sous-catégories, n'oubliez pas d'ajouter les types de rendez-vous aux sous-catégories correspondantes pour qu'ils apparaissent dans le processus de réservation.

Les descriptions sont affichées lors du processus de réservation en ligne, seulement lorsque vous choisissez la réservation directe. Elles fournissent des détails supplémentaires sur des catégories ou sous-catégories spécifiques, ce qui peut être particulièrement utile si les clients potentiels ne sont pas familiers avec vos services.

Lors de la création d'une nouvelle catégorie, vous aurez l'opportunité d'ajouter une description. Pour les catégories existantes, vous pouvez les éditer directement et y ajouter une description.

Par exemple, si vous avez deux catégories : sur place et en ligne. Vous pourriez inclure les descriptions suivantes :

1. Sur Place: "Toutes les consultations auront lieu exclusivement à la clinique."
2. En ligne : "Toutes les consultations auront lieu exclusivement en ligne."
   
   

Ces descriptions seront visibles par les clients lors du processus de réservation :


N'hésitez pas à personnaliser les descriptions pour refléter les aspects uniques de vos services et améliorer l'expérience globale de vos clients.

Oui, la catégorie ou sous-catégorie apparaîtra toujours dans le processus de réservation en ligne même s'il y a des types de rendez-vous à l'intérieur qui ne sont pas disponibles pour la réservation en ligne.

Cependant, il est important de noter que si aucun type de rendez-vous n'est disponible pour la réservation dans cette catégorie ou sous-catégorie, celle-ci ne sera pas affichée aux clients lors du processus de réservation en ligne.

Les clients ne verront que les catégories et sous-catégories qui contiennent des types de rendez-vous réservables. Cela garantit une expérience fluide et pertinente pour les clients effectuant des réservations en ligne.

Colib offre aux praticiens diverses méthodes permettant à leurs clients de prendre des rendez-vous :

1. Réservation en Ligne : Utilisez le portail de réservation en ligne simple d'utilisation. Les clients peuvent consulter votre disponibilité de manière indépendante et prendre des rendez-vous directement, simplifiant ainsi le processus.
2. Formulaires de Demande de Rendez-vous : Les clients peuvent soumettre des demandes de rendez-vous via des formulaires. Bien que plus manuelle, cette option permet aux praticiens d'examiner les demandes et de planifier les rendez-vous en conséquence dans le logiciel Colib.

Les praticiens ont la flexibilité de choisir entre ces deux principales options, garantissant une approche personnalisée de la gestion des rendez-vous. Lors de l'utilisation de l'une ou l'autre de ces méthodes, vous bénéficierez de la création et/ou de la mise à jour automatique des fichiers clients. Lorsqu'un client prend un rendez-vous, notre système tentera de faire correspondre son profil avec un profil client existant et le mettra à jour. Si aucun profil n'existe, un nouveau profil sera créé.

Non, il n'y a actuellement pas de portail client. Nous sommes conscients des difficultés liées à la gestion de plusieurs mots de passe et comptes pour réserver des rendez-vous avec différents praticiens. C'est pourquoi nous nous engageons à rendre le processus de réservation aussi simple que possible pour vos clients. Nous ne forçons pas la création de compte client afin de garantir une expérience simple et agréable.

Pour configurer votre processus de réservation, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à l'onglet Réglages.
   
   
   
2. Sélectionnez Réservations dans le menu vertical de gauche.
   
   
   
3. Sous le Type de Réservation, cliquez sur la fenêtre modale sous "Type de réservation client" et sélectionnez votre méthode préférée.
   
   
   
4. En cas de formulaire de demande de rendez-vous, faites défiler vers le bas jusqu'à "Demande de réservation" et sélectionnez le formulaire à utiliser par les clients.
   
   
   
5. En cas de réservation en ligne, faites défiler vers le bas jusqu'à la section "Réservation directe" et renseignez les informations supplémentaires pour personnaliser votre page de réservation en ligne selon vos préférences.
   
   
   
6. Ensuite, faites défiler vers le bas et cliquez sur le bouton "Modifier" pour enregistrer les modifications.
   

Bien que vous puissiez également sélectionner "Aucun", nous recommandons d'utiliser l'une des deux principales méthodes pour automatiser la création et la mise à jour des fichiers clients.

Si l'option "Réservation directe" et sélectionnée, il est également important que chaque praticien mette à jour ses options de disponibilités personnels.

Url pour accéder aux options de disponibilités personnels :  https://www.colib.io/Settings?show=personalscheduler

Les options suivantes peuvent être modifiés sur cette page :

Regrouper les réservations : Si vous avez un planning très flexible avec de nombreuses ouvertures, mais que vous souhaitez que les clients réservent uniquement autour des rendez-vous existants, vous pouvez utiliser ce paramètre pour que Colib propose des rendez-vous juste avant ou après ce qui est réservé sur votre planning.

Donne moi l'air occupé : Souvent, lorsque vous débutez dans la pratique, dans une clinique ou dans une ville, vous n’avez peut-être pas encore une charge de travail complète. Les gens sont un peu réticents à réserver sur un planning entièrement ouvert, Colib peut donc limiter le nombre de rendez-vous affichés par jour.
Même si vous êtes complètement vide, Colib peut afficher juste quelques spots pour donner l'impression d'être un peu plus occupé.

Utiliser les heures d'ouverture du cabinet : Vous pouvez définir vos disponibilités pour la prise de rendez-vous dans cette rubrique. Vous pouvez soit décider de suivre les horaires d'ouverture de votre cabinet, soit définir vos propres horaires.

Grâce à Colib, vous avez la flexibilité de contrôler précisément la planification des réservations de vos clients. Suivez simplement les étapes ci-dessous :

1. Accédez à l'onglet Réglages.
   
   
   
2. Sélectionnez "Réservations" dans le menu vertical de gauche.
   
   
   
3. Faites défiler jusqu'à la section Réservation directe et repérez l'option : "La plateforme acceptera uniquement les réservations faites entre 1 heure et 365 jours avant le début du rendez-vous".
   
   
   
4. Pour limiter le nombre minimum d'heures à l'avance que les clients peuvent réserver, changez simplement le '1' par le nombre qui convient le mieux à votre pratique.
   
   
   
5. Pour limiter le nombre maximum d'heures à l'avance que les clients peuvent réserver, changez simplement le '365' par le nombre de jours qui convient le mieux à votre pratique.
   
   
   
6. Faites défiler vers le bas et cliquez sur 'Modifier' pour enregistrer les modifications.
   
   

Par exemple, si vous souhaitez que vos clients puissent réserver seulement 1 jour à l'avance tout en leur permettant de réserver jusqu'à 1 mois à l'avance, vous choisirez d'accepter les réservations faites entre 24 heures et 30 jours à l'avance.

Sur votre horaire :

1. Cliquez sur n'importe quel moment approprié pour ajouter un rendez-vous
2. Sélectionnez le patient
3. Sélectionnez un type de rendez-vous
4. Sauvegardez

C'est aussi simple que ça !

Vous pouvez gérer vos disponibilités sur le planning, en réservant une plage horaire et en sélectionnant le type de rendez-vous "Occupé" ou "Personnel"

1. Sélectionnez une plage horaire sur le planificateur
2. Sélectionnez le type de rendez-vous "Occupé" ou "Personnel".
3. Ajouter un titre
4. Sélectionnez l'heure de début et de fin appropriée
5. Optionnel : si le rendez-vous est récurrent, vous pouvez cliquer sur "Événement récurrent", puis sélectionner la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, bihebdomadaire) et la date de fin : par exemple, le 31 décembre pour le maintenir jusqu'à la fin de l'année.
6. Sauvegarder.

Oui, par défaut, le code couleur est défini pour avoir une couleur par praticien, mais vous pouvez l'utiliser pour refléter les différents types de rendez-vous.

Pour ce faire, vous trouverez un paramètre sous Réglages > Horaire > Utiliser le code couleur par type de rendez-vous.

Une fois ce paramètre activé, vous pourrez sélectionner une couleur pour chaque type de rendez-vous.

Cela se fera dans Réglages > Rendez-vous > Cliquez sur 🖊 pour modifier le type de rendez-vous sélectionné > faites défiler vers le bas pour trouver le code couleur.

Vous pouvez personnaliser les courriels envoyés à vos clients avant et après un rendez-vous dans la section de paramétrage des types de rendez-vous.

Url : https://www.colib.io/businesssettings?show=appointments

Pour chaque type de rendez-vous nouveau ou existant, vous pouvez personnaliser les notifications que vous souhaitez envoyer à vos clients

3 types de notifications différents sont possibles :

- Notification initiale envoyée lors de la réservation

- Rappel envoyé avant le rendez-vous

- E-mail de suivi envoyé après le rendez-vous

Des SMS peuvent également être envoyés pour la notification initiale et le rappel.

Colib propose une gestion complète et personnalisable  de vos salles.

1) La première étape consiste à créer vos salles dans votre écran de réglages.  https://www.colib.io/settings?show=rooms

Vous aurez ainsi la possibilité de définir chaque salle en ajustant son ordre de priorité ainsi que les types de RDVs assignés à la salle.

2) Une fois la création de vos salles terminées, vous pouvez ensuite définir quels types de RDVs nécessitent une salle pour être créés.  https://www.colib.io/settings?show=appointments

Si cette option est sélectionnée pour un type de rendez-vous cela implique que :

- Sur votre horaire, il ne sera pas possible de créer ou modifier un rdv pour de ce type sans qu'une salle disponible ne soit associée.

- Au niveau de la réservation directe de RDVs par les clients, seuls les créneaux avec une salle disponible pour ce type de RDV seront présentés.

Une salle est disponible si elle n'est pas utilisée par un autre évènement durant la totalité du rdv.

3) Après avoir paramétré les éléments cités précédemment, il ne vous reste plus qu'à utiliser les salles sur vos rendez-vous dans votre horaire.

Une nouveau champ "Salle" apparaît désormais dans la modale d'édition d'un RDV.

Le lien "Trouver une salle disponible" en dessous du champ vous permet d'automatiquement trouver une salle disponible pour le type de rendez-vous et les dates choisis.

Migrer les données de votre ancien système de gestion de clients vers Colib est très facile avec notre système de chargement par lots.

Veuillez suivre les étapes suivantes:

1) Allez sur  https://www.colib.io/UploadClients

2) Téléchargez le template Excel mis à disposition par notre plateforme

3) Remplissez le fichier Excel avec les clients que vous souhaitez ajouter/mettre à jour. Les notes et les rendez-vous peuvent également être chargés via ce fichier Excel.

4) Renommez le fichier en clients.xlsx et remplissez les différents onglets du fichier

5). Ajoutez le fichier excel dans un dossier vide

6) Compressez le dossier pour créer un fichier zip

7) Téléchargez le fichier zip sur la page Web

8) Attendez la fin du traitement du fichier pour vérifier les éventuelles erreurs remontées par le traitement

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des difficultés à remplir le fichier. 

Non, vous avez trois options pour automatiser la création de compte client :

1. Migrer votre base de données clients existante à l'aide de notre outil de téléchargement par lots. Si vous rencontrez des difficultés, demandez à notre équipe qui se fera un plaisir de vous aider dans cette étape. Les notes et les rendez- vous peuvent également être migrés avec cette méthode. 
2. Un compte sera automatiquement créé pour les nouveaux clients qui réservent en ligne. S'il s'agit d'un ancien client, les informations seront rattachées à son compte existant.
3. Les nouveaux clients qui remplissent un formulaire en ligne dans Colib bénéficieront également d'une création de compte automatique. 

Astuce : avec votre formulaire d'accueil, ou tout autre formulaire contenant des informations générales et de contact, les informations seront automatiquement mises à jour dans le compte de votre client. Pas besoin de tout réécrire manuellement !

Oui, en cas de doublons, vous pouvez fusionner un compte avec un autre compte existant.

Le compte que vous fusionnez disparaîtra et sera transféré dans le compte de destination que vous aurez choisi.

Tout ce qui se trouve dans le compte fusionné sera transféré dans le compte de destination : Historique des rendez-vous, notes, documents, factures, etc.

Dans le compte client, vous trouverez l'icône et le bouton "Fusionner le compte" dans le coin supérieur droit.

Après avoir cliqué dessus, il suffit de sélectionner le compte de destination.

Avec Colib, vous avez la possibilité de facturer vos clients comme vous l'entendez.

Grâce à l'automatisation de Colib, vous pouvez effectuer les actions suivantes en un seul clic :

• Créer et envoyer une facture : si vous voulez qu'ils paient par E-Transfer Interac, qu'ils paient en ligne par carte de crédit, ou tout autre type de paiement que vous choisissez.
• (Ré)envoyer un reçu : Lorsque vos clients ont déjà payé, quel que soit le mode de paiement. Vous êtes libre de renvoyer les reçus plus tard si nécessaire.
• Facturez un client et envoyez un reçu : Simplifiez-vous la vie en acceptant les paiements en ligne et en demandant à vos clients les détails de leur carte de crédit au moment de la réservation. Vous pouvez ainsi encaisser vous-même les paiements et le système envoie automatiquement un reçu à vos clients pour qu'ils puissent traiter leurs demandes de remboursement.

Conseil de pro : vous pouvez collecter les informations relatives à la carte de crédit et détailler votre politique d'annulation, sans pour autant facturer les clients avec. Cela ne vous coûtera pas un centime et peut s'avérer très efficace pour réduire les désistements, voire pour ne facturer que lorsqu'un client n'a pas eu la possibilité de payer par lui-même !

Vous pouvez créer vos factures directement depuis l'horaire:

Horaire > Clic sur le rendez-vous > descendre à "Plus d'actions" > Créer une facture.

À partir de là, vous pouvez aussi décider de "facturer le client" si les informations relatives à sa carte de crédit sont enregistrées dans le système.

Vous pouvez également partir du dossier du client : Liste des clients > Sélectionner un client > Faire défiler vers le bas jusqu'à la section Rendez-vous > "Créer une facture".

De là, vous n'aurez qu'à vérifier les informations et à cliquer sur "Enregistrer" pour générer votre facture.

Ensuite, vous pouvez envoyer la facture si vous attendez que votre client paie, ou envoyer directement un reçu si le client a déjà payé.

Bien que Colib ne soit pas intégré à Quickbooks, nous avons créé ce guide pour vous aider à prendre des factures de Colib et à les transférer vers Quickbooks.

1) Exportez vos factures sur Colib.

Url : https://www.colib.io/Invoices

Sélectionnez la plage de dates dont vous avez besoin et cliquez sur l'icône QuickBooks.  Nous vous recommandons d'exporter uniquement les factures ayant un statut "Payé".

2) Accédez à votre compte QuickBooks pour terminer le processus d'importation des données

Url : https://app.qbo.intuit.com/app/dataimport/invoices

Vous devrez sélectionner le fichier que vous venez d'exporter sur Colib et cocher les 2 cases à cocher en bas de la page. Cliquez su le bouton "Suivant"

Sélectionnez les bon format de date et choisissez l'option "Exclusive of tax" pour le montant.

Vérifiez e les taxes soient correctes et cliquez sur "Suivant"

Vous pouvez désormais commencer l'import des données.

Oui, notre plateforme vous permet de configurer facilement des frais dégressifs et de les attribuer à vos clients.

Une fois configurés, les montants des factures de vos clients seront automatiquement ajustés en fonction de la modification des frais que vous avez sélectionnée pour le client.

Vous avez la possibilité de créer trois types d'ajustements de frais :

Rabais à montant fixe : Se comporte comme une soustraction, Exemple - 50 $ par rapport au prix existant.
Pourcentage de remise : Se comporte comme un pourcentage de réduction. Exemple : 50% de rabais sur le prix régulier.
Remplacement de frais : Ignore le prix du type de rendez-vous et utilise le prix fixé.

Pour configurer ces modifications, il vous suffit de vous rendre dans l'onglet Factures de votre page Paramètres :

 https://www.colib.io/Settings?show=invoices

Et de définir le changement de tarification appliqué sur chaque client :

Pour activer notre système de paiement en ligne, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à l'onglet Réglages.
   
   
   
2. Dans le menu vertical à gauche, sélectionnez "Paiements".
   
   
   
3. Activez le bouton pour utiliser le système de paiement fourni par Colib.
   
   
   
   
4. Remplissez toutes les informations requises, téléchargez une copie de votre pièce d'identité, et cliquez sur "Modifier" pour sauvegarder les modifications.
   
   

Ensuite, nous examinerons votre pièce d'identité et les informations que vous avez fournies pour éviter d'éventuelles fraudes. Cette dernière étape est généralement rapide, et après vérification de vos informations, vous pourrez utiliser notre système de paiement en ligne.

Oui, Colib prend en charge les paiements et la facturation en plusieurs devises.

Pour chaque type de rendez-vous, vous pouvez spécifier une devise pour préparer la facturation du client.

La facture sera envoyée au client dans la devise sélectionnée. Les fonds seront ensuite convertis en CAD par notre prestataire de paiement (Stripe) et transférés sur votre compte bancaire au taux de conversion fixé par Stripe. Colib ne facturera pas de frais supplémentaires pour les paiements effectués dans une devise étrangère.

Si la devise dont vous avez besoin n'est pas encore prise en charge par notre plateforme, veuillez nous contacter, et nous l'ajouterons pour votre entreprise.

La vérification de l'identité est une étape nécessaire pour tout utilisateur de Colib qui recevra des paiements.

Elle vise à prévenir la fraude en associant un compte à une personne légitime et à une pièce d'identité. De plus, cette pratique est conforme aux directives de la lutte contre le blanchiment d'argent (KYC), assurant la protection de tous les utilisateurs de la plateforme, y compris vos clients et vous-même en tant que client.

Nous nous engageons à offrir une expérience la plus sûre et équitable possible à tous nos utilisateurs, et la vérification d'identité est une pratique courante dans les systèmes de traitement des paiements. Soyez assuré(e) que votre document sera stocké de manière sécurisée et chiffré.

Il est uniquement possible de recueillir les informations de carte de crédit lors de la réservation en ligne directe. Pour activer cette option, suivez les étapes suivantes :

1. Accédez à "Réglages" dans le menu supérieur.
   
   
   
2. Sélectionnez "Réservations" dans le menu vertical de gauche.
   
   
   
3. Dans la section Type de réservation, assurez-vous que "Réservation en ligne par le client" est sélectionné. Si c'est déjà le cas, vous pouvez passer cette étape.
   
   
   
4. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section "Réservation directe" et activez le bouton pour "Collecter les informations de paiement du client pendant le processus de réservation".
   
   
   
5. Faites défiler plus bas et cliquez sur le bouton "Modifier" pour sauvegarder les changements.
   
   
   

Veuillez noter qu'avant de recueillir les informations de carte de crédit lors de la réservation, vous devez activer le système de paiement en ligne de Colib. Il est important de noter que ces détails ne sont pas automatiquement utilisés pour facturer le client, sauf si vous avez configuré des politiques d'annulation et d'absence. En l'absence de telles politiques, vous devrez facturer manuellement le client ou le laisser payer via notre système en ligne.

Oui, vous pouvez collecter et entrer vous-même les informations de carte de crédit de votre client.

Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet "Client". Sélectionnez le client pour lequel vous souhaitez ajouter les informations, puis faites défiler jusqu'au bas de la page dans la section "Cartes de paiement" et cliquez sur le bouton "Ajouter une carte de paiement".

Ensuite, saisissez le numéro de carte de crédit, le mois et l'année d'expiration, le code CVV et le nom du titulaire de la carte.

Pour consulter les paiements et les frais associés à votre clinique, suivez ces étapes :

1. Accédez à l'onglet "Réglages" dans le menu supérieur.
   
   
   
   
2. Sélectionnez "Paiements" dans le menu vertical de gauche.
   
   
   
   
3. Vous pourrez consulter tous les paiements ainsi que leurs frais associés ici.
   
   
   
   

Veuillez noter que vous devrez d'abord configurer notre système de paiement en ligne, ce que vous pouvez également faire dans la même section.

Oui.

Colib met à votre disposition une bibliothèque de formulaires prêts à être utilisés pour votre activité.

Pour ajouter un formulaire à votre bibliothèque, veuillez suivre ces étapes :

1. Allez sur cette url :https://www.colib.io/Forms?ShowFormCreationModal=true

2. Sélectionnez l'option "Sélectionner un formulaire dans la librairie"

3. Sélectionnez votre formulaire

Il est possible d'effectuer cette transformation facilement et de manière automatique avec Colib en suivant les étapes suivantes :

1) Allez sur la page https://www.colib.io/Forms

2) Cliquez sur le bouton "Créer un formulaire"

3) Sélectionnez la deuxième option et chargez votre document.

Votre formulaire en ligne sera automatiquement créé et éditable au bout de quelques secondes de traitement.

Une fois votre compte créé, vous pourrez consulter les liens de vos propres formulaires.

Conseil : avant même de l'envoyer, il peut être judicieux de le publier sur votre site web ou sur les médias sociaux !l

1. Cliquez sur "Formulaires"
2. Assurez-vous que "Mes formulaires" sont sélectionnés
3. Copiez le lien de votre formulaire
   Vous pouvez envoyer le lien à vos visiteurs par courriel 📧 ou par sms 📲.
4. Nouveau : Vous pouvez choisir "Envoyer par e-mail" et voir les instructions ci-dessous

Si vous souhaitez envoyer vos formulaires directement depuis Colib par courriel, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

1. Sélectionnez la liste des destinataires
2. Sélectionnez la date et l'heure d'envoi
3. Préparez le sujet et le contenu de votre courriel
4. Envoyez 📩
   

Il est possible de mettre en place un filtre pour chaque lieu différent d'un groupe.

Pour plus de détails et une configuration personnalisée, nous vous recommandons de nous contacter afin que nous puissions nous assurer que le Colib fonctionne au mieux dans votre situation.

Envoyez-nous un courriel à support@colib.io ou utilisez le formulaire de contact :

https://www.colib.io/Contact

Veuillez suivre l'exemple dans la vidéo suivante :

                           https://youtu.be/PK5lWFprWfc

Avec Colib, synchroniser votre Google Calendar avec votre horaire est facile.
Suivez simplement ces étapes :

1. Survolez votre nom dans le coin supérieur droit pour afficher le menu de profil.
   
   
   
2. Cliquez sur 'Profil.'
   
   
   
3. Accédez au menu vertical de gauche et sélectionnez "Sync calendrier".
   
   
   
4. Faites défiler jusqu'à 'Synchronisation' et connectez-vous avec Google.
   
   
   

Si vous souhaitez uniquement voir les rendez-vous Colib dans votre agenda Google, assurez-vous d'activer la 'Synchronisation unidirectionnelle seulement'.

1. Veuillez aller sur votre page d'administration : https://www.colib.io/Settings?show=bookingpage

2. Après avoir activé l'option de réservation directe, les instructions afin d'ajouter un widget sur votre site web vous seront  présentées :

3) Après avoir suivi les instructions, la modale de réservation sera disponible sur votre site:

Afin d'utiliser l'outil de reconnaissance vocale pour créer une note, vous devez suivre ces étapes :

1) Allez sur la fiche d'un client

2) Cliquez sur l'icone microphone au dessus de l'éditeur de note et commencez à parler

3) Une fois que vous avez terminé de parler, cliquez une nouvelle fois sur l'icone et attendez que le texte soit généré dans l'éditeur de texte.

4) Terminez la prise de note en cliquant sur le bouton "Sauvegarder"

Vous pouvez utiliser un modèle de notes pour normaliser et accélérer la prise de notes en suivant ces étapes:

1) Allez dans la section "Paramètres" :  https://www.colib.io/BusinessSettings?show=notes

2) Cliquez sur le bouton « Créer un modèle »

3) Entrez vos informations et cliquez sur le bouton "Sauvegarder". Il est également possible d'ajouter des images au corps du modèle.

4) Accédez à la section note d’une fiche client et sélectionnez votre modèle dans la liste de sélection. Le contenu précédemment enregistré sera automatiquement ajouté à l’éditeur de texte.

Il est possible de partager de manière sécurisée une note avec un client si vous le désirez.

Cliquez sur l'icône de note de partage sur la page client.

Une notification par courriel sera ainsi envoyée au client. Celui-ci aura juste à se connecter au portail client pour accéder à la note.

Il n'y a pas de limites. Les sessions vidéo peuvent accueillir autant de participants que vous le souhaitez.

Oui, il est possible d'enregistrer les rendez-vous en ligne. Il suffit d'activer l'option dans vos réglages :

https://www.colib.io/settings?show=video

L'enregistrement sera disponible dans les fichiers attachés au rendez-vous.

Colib propose un large choix de fonctionnalités prêtes à être utilisées pour les conférences vidéo :

- Possibilité de choisir une image d'arrière plan (Images par défaut fournies ou possibilité d'importer ses propres images).

- Possibilité de de flouter son arrière plan.

- Partage d'écran.

- Salle d'attente (Optionnelle) permettant au praticien d'accepter ou refuser les demandes pour joindre la conférence vidéo.

- Possibilité d’enregistrer l'audio des réunions et de stocker automatiquement les fichiers d'enregistrement dans le dossier du client.

Les options peuvent être activées sur votre page d'option pour la vidéo : https://www.colib.io/settings?show=video

Vous êtes libre de choisir un autre système de visioconférence si vous le préférez. Il vous suffit de fournir le lien de la réunion dans les paramètres de vos rendez-vous, et celui-ci sera automatiquement inclus dans les notifications de confirmation et de rappel envoyées à vos clients avant leurs rendez-vous.

Vous pouvez créer autant de membres d'équipe que vous le souhaitez dans la section des paramètres d'administration (url : https://www.colib.io/settings?show=team ).

Lorsque vous créez ou modifiez un membre de l'équipe, vous devez définir les droits du membre de l'équipe dans la pratique.

L'image suivante décrit les différentes options que vous pouvez définir :

Lorsque vous vous abonnez à Colib, vous êtes invité à remplir les informations relatives à votre carte de crédit via notre plateforme de paiement sécurisé - Stripe. C'est très simple, ensuite vous serez facturé chaque mois pour votre abonnement.

C'est assez simple. Il vous suffit de chercher l'onglet 'Plan' dans le menu supérieur. Ensuite, accédez à l'onglet 'Plan', où vous trouverez le nombre de rendez-vous créés et de formulaires complétés. Vous pouvez consulter l'exemple ci-dessous pour plus de clarté.

Non, ces événements peuvent être utilisés librement et aussi souvent que nécessaire. Ils sont souvent utilisés de manière récurrente pour bloquer des créneaux horaires. Lors de la synchronisation de votre horaire avec l'agenda Google, vous remarquerez que les événements de votre agenda apparaîtront sur l'horaire en tant que types d'événements occupés.

Les fonctionnalités de sécurité de Colib protègent vos données à tous les niveaux et répondent à vos exigences PHIPA, LPRPDE , PIPA, LPRPSP et La loi 25 (Québec).

Colib se conforme à la LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques), notamment en ce qui concerne la protection des renseignements personnels sur la santé (RPS). En d'autres termes, nous avons mis en place une série de protocoles de sécurité techniques et humains, notamment :

• Hébergement de toutes les données sur le territoire canadien : Toutes les données sont hébergées sur le territoire canadien.
• Chiffrement de nos serveurs : Nos serveurs sont chiffrés pour garantir la sécurité des données.
• Chiffrement du site web : Notre site web est chiffré, et toutes les informations personnelles sur la santé sont protégées par les identifiants et les mots de passe des praticiens. Elles sont déchiffrées à chaque chargement de page pour un accès autorisé.
• Formation annuelle des employés : Nous organisons des sessions de formation annuelles pour tous les employés de l'entreprise.
• Procédures claires de gestion des incidents : Nous avons mis en place des procédures claires pour gérer et signaler toute situation suspecte ou douteuse à notre Chef de la protection de la vie privée.
• Authentification Multifacteur : Colib offre aux praticiens et à leurs clients une sécurité renforcée grâce à l’Authentification Multifacteur (MFA), garantissant une protection accrue et un accès plus sûr à la plateforme.

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Le portail client est une plateforme Web distincte conçue pour aider vos clients à gérer leurs rendez-vous, leurs formulaires et leurs factures. Vous pouvez également partager des documents et des notes avec vos clients de manière sécurisée via le portail client.

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Vos clients seront invités à créer un compte sur cette plateforme après avoir pris rendez-vous avec votre activité.

La création du compte sur le portail client est facultative. Vos clients peuvent décider de continuer de gérer leurs rendez-vous via les courriels et SMS qu'ils reçoivent.